Informační memorandum – podmínky ochrany osobních údajů v Hnutí DUHA

Část 1 – Obecné informace a poučení o vašich právech

Informace o organizaci (správce osobních údajů):

Hnutí DUHA – Friends of the Earth Czech Republic
Údolní 33
602 00 Brno
IČO: 15547779
E-mail: osobni.udaje@hnutiduha.cz

(dále jen “správce” nebo “organizace” nebo “Hnutí DUHA”).

Naše organizace dodržuje zákonné povinnosti ochrany osobních údajů, zejména podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Máme nastavena vhodná technická a organizační opatření, abychom osobní data dostatečně chránili. Naším cílem je v maximální míře zachovat vaše soukromí, proto vždy řádně posuzujeme, zda je určité zpracování údajů nezbytné a zda nepřiměřeně nezasahuje do vašich práv a svobod. Vše potřebné, týkající se nejen předávání třetím osobám, ale také dalších náležitostí ochrany osobních údajů v Hnutí DUHA shrnuje tento dokument.

Předávání osobních údajů

K osobním údajům, které zpracováváme, nemá přístup žádná neoprávněná osoba a nepředáváme je dalším subjektům, aniž bychom vás o tom informovali. Obecné informace o předávání jsou popsány níže, konkrétní informace u jednotlivých kategorií subjektů, jimž osobní údaje můžeme předávat, najdete v další kapitole. Před předáním vašich osobních údajů vždy pečlivě vyhodnocujeme veškeré okolnosti tak, aby jejich ochrana dosahovala náležité úrovně. 

Sdílení uvnitř organizace

Osobní údaje můžeme pro naplnění účelu, pro který jsou zpracovávány, také sdílet s našimi pobočnými spolky, případně ony s námi. 

Petice

Údaje, které jste uvedli v naší petici, mohou být poskytovány třetím osobám tak, aby byl naplněn účel petice podle zákona.

Marketing

Zpracováváme osobní údaje pro účel přímého marketingu, tedy pro oslovování s nabídkou služeb e-mailem, poštou nebo telefonicky. Proti tomuto můžete kdykoli vznést námitku a vaše údaje již nebudou dále zpracovávány. V každém našem e-mailu je možnost odhlásit se z přijímání e-mailových zpráv, případně se na nás můžete obrátit přímo prostřednictvím e-mailu osobni.udaje@hnutiduha.cz. Podrobnější informace o tom, jaké údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu, najdete dále v příslušných kapitolách.

Právo na informace

Vaším právem je požádat naši organizaci o informaci, jaké osobní údaje, v jakém rozsahu a pro jaký účel je zpracováváme a zda existují další příjemci nebo kategorie příjemců těchto osobních údajů. Tyto informace vám poskytneme zdarma ve lhůtě do 30 dnů, v mimořádných situacích pak nejpozději do 90 dnů, o čemž bychom vás však informovali.

Pokud budete požadovat sdělení informací, které o vás evidujeme, budeme nejprve potřebovat ověřit, že jste skutečně osoba, které tyto informace náleží. V žádosti tedy uveďte dostatečnou identifikaci vaší osoby, z níž bude jasné, kdo o poskytnutí informací žádá.

Naším právem pak je, že můžeme zamítnout požadavky na informace, které jsou bezdůvodné či se nepřiměřeně opakují, případně jejich získání vyžaduje nepřiměřené úsilí nebo jsou obtížně získatelné (typicky ze záložních systémů, archiválií apod.).

Aktualizace údajů, právo na opravu

Jelikož se mohou osobní údaje v průběhu času měnit (například změna příjmení, adresy), budeme rádi, když nám oznámíte, že u vás nastala nějaká změna. S tím souvisí i vaše právo na opravu osobních údajů, které evidujeme. Pokud zjistíte, že údaje již nejsou aktuální, máte právo požadovat jejich opravu. Může se také stát, že vás o aktualizace sami požádáme. 

Námitky

Pokud se domníváte, že vaše osobní údaje nezpracováváme v souladu s legislativou, máte právo vznést námitku a my následně prověříme oprávněnost vašeho požadavku. Máte také právo se s námitkou obrátit na příslušný dozorový Úřad na ochranu osobních údajů na adrese:

Úřad pro ochranu osobních údajů

Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
http://www.uoou.cz/ 

Právo na výmaz

Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním svých osobních údajů, máte právo jej kdykoli odvolat a my údaje, které zpracováváme výhradně na základě vašeho souhlasu, vymažeme. Právo na výmaz se nevztahuje na zpracovávané údaje v rámci povinnosti plnění smlouvy, zákonných důvodů či oprávněných zájmů naší organizace. I v takovém případě ale budeme nadále zpracovávat osobní údaje v nejmenším nutném rozsahu. 

Další práva

Dle příslušné legislativy máte i další práva, platná samozřejmě i přesto, že v tomto dokumentu nejsou uvedena. Soustředili  jsme se v něm na ta práva, která v souvislosti s naší činností považujeme za nejrelevantnější. Pro podrobnější prostudování vašich práv doporučujeme příručku s názvem Jsou to vaše údaje – mějte je pod kontrolou, kterou připravila Evropská komise.  

Část 2 – Jednotlivé kategorie subjektů, jejichž osobní údaje zpracováváme

Naše organizace zpracovává osobní údaje několika kategorií subjektů. Následující odstavce popisují příslušný rozsah, účel, právní základ pro zpracování, přehled příjemců těchto údajů a také lhůty, po které osobní údaje zpracováváme.

Členové a členky organizace

Osobní údaje členů a členek organizace zpracováváme v rozsahu základních osobních a kontaktních údajů uvedených v členské přihlášce. Účelem tohoto zpracování je informování členů a členek organizace o její činnosti, evidence členské základny a organizace naší činnosti pro naplňování našeho poslání. Právním základem pro takové zpracování je oprávněný zájem organizace na naplňování své činnosti ve spolupráci se svými členy a členkami. Informace jsou předávány v nezbytném rozsahu zpracovatelům – subdodavatelům komunikačních služeb například pro rozesílání elektronických nebo písemných zpráv, správcům informačních systémů organizace pro zajištění jejich řádného chodu a rozvoje. Některé údaje mohou být poskytnuty administrátorům grantových a obdobných systémů pro naplnění jejich podmínek. Některé kontaktní údaje členů a členek mohou být po dohodě zveřejněny na internetových stránkách nebo v jiných komunikačních materiálech organizace, jejích pobočných spolků nebo jí organizovaných projektů, pokud to vyplývá z konkrétní činnosti nebo funkce člena či členky v rámci organizace. Člen či členka má možnost odmítnout zasílání e-mailových či jiných zpráv a také zveřejnění osobních údajů na webových stránkách nebo v jiných komunikačních materiálech. Osobní údaje budou vymazány poté, co osoba přestane být členem organizace.

Zaměstnanci organizace a uchazeči o zaměstnání

Osobní údaje zaměstnanců zpracováváme v rozsahu vyžadovaném zákonnými povinnostmi. Účelem zpracování je plnění dle pracovní smlouvy, plnění zákonných povinností souvisejících se zaměstnaneckou a mzdovou agendou, propagace organizace a plnění povinností vyplývajících z podmínek grantových a obdobných programů. Právním základem pro toto zpracování je plnění ze smlouvy a zákonná povinnost; zákonné povinnosti pak definují i okruhy zpřístupňovaných osob, kterým jsou osobní údaje předávány, tedy příslušné úřady a instituce. Některé kontaktní údaje zaměstnanců mohou být po dohodě zveřejněny na internetových stránkách nebo v jiných komunikačních materiálech organizace, jejích pobočných spolků nebo jí organizovaných projektů, pokud to vyplývá z konkrétního pracovního zařazení zaměstnance v rámci organizace. Osobní údaje zaměstnanců jsou vymazány, resp. archivovány podle příslušných lhůt a v příslušném rozsahu dle požadavků plynoucích z naší legislativy.

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání v rozsahu běžného CV zpracováváme za účelem přípravy a organizace výběrových řízení na zaměstnance organizace. Právním základem pro jejich zpracování je souhlas, který nám uchazeč o zaměstnání udělí. Osobní údaje uchazečů o zaměstnání nejsou nikomu zpřístupněny a uchováváme je maximálně jeden rok od okamžiku jejich poskytnutí, a to za účelem případného informování uchazeče, pokud organizace vypíše výběrové řízení na pozici obdobnou té, o kterou uchazeč projevil zájem. Souhlas se zpracováním osobních údajů uchazeče o zaměstnání je možné kdykoli odvolat zasláním e-mailu na osobni.udaje@hnutiduha.cz; pokud k odvolání souhlasu dojde před ukončením výběrového řízení, bude uchazeč z daného výběrového řízení vyřazen. 

Dárci

Osobní údaje dárců zpracováváme v rozsahu základních osobních a kontaktních údajů, zejména dle příslušné darovací smlouvy. Pokud k tomu dá dárce souhlas, zpracováváme také záznamy telefonních hovorů. Účelem zpracovávání osobních údajů dárců je plnění dle darovací smlouvy, včetně plnění zasílání odměn z veřejné sbírky (e-shop), komunikace s dárci o využití jejich darů a činnosti organizace a další rozvoj vztahu s dárcem. Účelem může být také přímý marketing. Právním základem zpracovávání osobních údajů dárců je plnění dle darovací smlouvy, případně souhlas se zpracováním osobních údajů uvedený na dárcovském formuláři, dopisu, e-mailu či jiném komunikačním nástroji včetně e-shopu nebo přečtený před započetím nahrávání telefonického hovoru. Osobní údaje dárců jsou zpřístupněny pouze zpracovatelům –  subdodavatelům komunikačních služeb například pro rozesílání elektronických nebo písemných zpráv, správcům informačních systémů organizace pro zajištění jejich řádného chodu a rozvoje. Osobní údaje o dárcích budou vymazány po pěti letech (na konci kalendářního roku) od poslední finanční transakce dárce, pokud dárce do té doby neprojeví zájem o zasílání informačních sdělení, pak bude přeřazen do příslušné kategorie, resp. po odvolání případného souhlasu. Záznamy telefonických hovorů jsou mazány do 3 měsíců po uskutečnění hovoru. 

Dobrovolníci Hnutí DUHA a účastníci akcí

Osobní údaje dobrovolníků a účastníků akcí zpracováváme v takovém rozsahu, v jakém nám je tyto osoby poskytly při registraci prostřednictvím dobrovolnického formuláře, registračních a jiných obdobných formulářů či komunikačních prostředků. Účelem zpracování je organizace práce dobrovolníků, jejich evidence a informování o možnosti dobrovolnické činnosti pro Hnutí DUHA, organizace akcí pořádaných Hnutím DUHA, informování o dalších aktivitách Hnutí DUHA a fundraisingová komunikace za účelem získání dárců. Účelem může být také přímý marketing. 

Právním základem zpracování je plnění dle dobrovolnické smlouvy, plnění zákonem předepsaných povinností, například registrační a oznamovací povinnosti vůči úřadům či administrátorům grantových a obdobných programů, souhlas se zpracováním ze strany dobrovolníka nebo účastníka akcí, resp. situace, kdy je zpracování nezbytné pro naplnění oprávněných zájmů správce. 

Oprávněnými zájmy Hnutí DUHA je poskytovat dobrovolníkům a účastníkům akcí informace o činnosti a nabídce jeho služeb a možnosti finančně podpořit organizaci, organizovat činnost dobrovolníků a organizovat akce spojené s činností Hnutí DUHA, včetně zajištění bezpečnosti účastníků aktivit. Při požádání o vyřazení ze zasílání e-mailů je osoba vyřazena z rozesílání informací prostřednictvím mailing listu.

Osobní údaje jsou předávány příjemcům (úřadům) na základě zákonných povinností správce, příjemcům – administrátorům grantových a obdobných programů, kde to pravidla takových programů vyžadují, a také fyzickým a právnickým osobám – organizátorům událostí a aktivit, na které se prostřednictvím správce dobrovolníci nebo účastníci přihlásí nebo se jich budou účastnit. Osobní údaje jsou zpřístupněny také zpracovatelům – subdodavatelům komunikačních služeb například pro rozesílání elektronických nebo písemných zpráv, správcům informačních systémů organizace pro zajištění jejich řádného chodu a rozvoje. 

Osobní údaje o dobrovolnících budou vymazány za 5 let (do konce kalendářního roku) poté, co daná osoba přestane být dobrovolníkem v organizaci, nebo kdykoli na základě požadavku dobrovolníka. Osobní údaje o účastnících akcí budou vymazány za  5 let (do konce kalendářního roku) od poslední účasti na akci, případně po době, která byla uvedena v textu souhlasu, nebo na základě odvolání souhlasu se zpracováním, pokud bylo toto prováděno na základě souhlasu.

Odběratelé informačních sdělení a e-mailových newsletterů, předplatitelé Sedmé generace

Osobní údaje osob, které od nás dostávají e-mailové informační sdělení a newslettery zpracováváme v rozsahu jméno, e-mail, adresa a případně telefon, pokud jste nám jej poskytli. Pokud k tomu dá odběratel souhlas, zpracováváme také záznamy telefonních hovorů, přičemž souhlas je vždy přečten před započetím nahrávání telefonického hovoru. Informace zpracováváme za účelem zasílání informačních a reklamních sdělení o činnosti organizace, včetně pozvánek na akce a fundraisingové komunikace za účelem získání dárců, za účelem zasílání informačních sdělení o obecném dění v oborech, které mají souvislost s aktivitami organizace a příjemci sdělení v minulosti projevili zájem o tyto informace. Účelem je také plnění dle smlouvy o předplatném. Účelem může být také přímý marketing, včetně zobrazování reklamních sdělení na základě automatizovaného zpracování osobních údajů reklamními systémy. 

Právním základem zpracování je především souhlas se zpracováním a plnění ze smlouvy. V určitých případech je zpracování nezbytné také pro naplnění oprávněných zájmů organizace. Oprávněným zájmem je poskytovat osobám, které v minulosti projevily zájem o informace o činnosti a nabídce jejích služeb, takové informace a nabídky, které jsou relevantní pro příslušné osoby, v podobě zasílání informačních e-mailů, SMS, poštovních zásilek, zobrazování reklamních sdělení nebo provádění telefonních hovorů. Při požádání o vyřazení ze zasílání e-mailů je osoba vyřazena z rozesílání informací prostřednictvím mailing listu a zpracování osobních údajů je ukončeno. Pro vyloučení ze zobrazování reklamních sdělení v reklamních systémech na základě vaší e-mailové adresy můžete napsat na osobni.udaje@hnutiduha.cz a z takového zobrazování budete vyloučeni. 

Osobní údaje jsou zpřístupněny pouze zpracovatelům – subdodavatelům komunikačních služeb například pro rozesílání elektronických nebo písemných zpráv, správcům informačních systémů organizace pro zajištění jejich řádného chodu a rozvoje a provozovatelům reklamních systémů za účelem zobrazování cílené reklamy a informačních sdělení.  

Osobní údaje jsou zpracovávány do doby odvolání souhlasu, případně do konce kalendářního roku po ukončení konkrétního účelu zasílání, například kampaně či projektu, pokud nebude Hnutí DUHA pokračovat v projektu jiném, který je svým zaměřením obdobný původnímu účelu. Zpracování bude také ukončeno po ukončení smlouvy o předplatném. Záznamy telefonických hovorů jsou smazány do 3 měsíců po uskutečnění hovoru.

Databáze farmářů

Osobní údaje farmářů v rámci Adresáře farmářů zpracováváme v rozsahu základních osobních a kontaktních údajů na základě souhlasu jednotlivých osob. Účelem zpracovávání osobních údajů je tvorba adresáře farmářů pro lepší dostupnost lokálních potravin. Osobní údaje farmářů jsou zveřejněny na internetových stránkách. Osobní údaje budou vymazány na základě odvolání souhlasu, případně do doby 4 let ode dne posledního kontaktu s farmářem.

Část 3 – Informace týkající se soukromí na internetu

Webové stránky

Pokud vstoupíte na naše webové stránky a prohlížíte si je, zpracováváme protokolové soubory (logy) a ukládáme je na našich serverech. Mezi informace, které ukládáme patří:

• vaše IP adresa
• otevíraná stránka našeho webu
• kód odpovědi http
• identifikace vašeho prohlížeče

Tyto informace zpracováváme automatizovaným způsobem v rámci provozu internetového serveru za účelem bezproblémového chodu serveru.

Webovými stránkami Hnutí DUHA je myšlen jakýkoliv obsah, který je získán z obsahu přístupného na doménách, které vlastní Hnutí DUHA – Friends of the Earth Czech Republic.

Soubory cookie

Když navštívíte naše webové stránky, využíváme na nich technologie ke shromažďování a ukládání informací pomocí souborů cookie do vašeho zařízení. Soubory cookie jsou malé textové soubory, bez nichž nedokážeme zajistit plnohodnotnou funkčnost stránek. 

Naše stránky mohou obsahovat i kódy třetích stran, jako jsou kódy společnosti Google, Facebook a další, které mohou používat cookies sledující vaši činnost na internetu. Cookies třetích osob se řídí jinými zásadami ochrany osobních údajů než tyto stránky. Tyto „sledovací“ cookies můžete zablokovat v nastavení vašeho internetového prohlížeče. Nastavení můžete změnit v Nastavení soukromí.